Digital postkasse

Når rådyra er gode

Har du noen gang vært frustrert over teknologien du bruker? Kan den av dere som tenker «nei, aldri» sende meg en e-post så vi kan avtale et møte? Vedkommende er antakelig like sjelden som en blond japaner.

Teknologi er en del av hverdagen for alle i Norge – og den er både herlig og vanvittig irriterende. Og for å dvele litt ved irritasjonen: Frustrasjonen over teknologi kan være både ved bruk (det virker ikke, det virker ikke slik jeg hadde trodd, det går for sakte), ved kostnadsanalyse (fikk jeg nå den effekten av det nye IT systemet som jeg hadde trodd) og ved risiko (ligger dataene mine trygt, er personvernet ivaretatt, kan jeg bli hacket). Blant annet. Men – irriterende eller engasjerende – teknologi er et verktøy og det må brukes av alle virksomheter.

Så hvordan kan vi som ledere gripe mulighetene teknologien gir – og håndtere utfordringene på best mulig måte? Det er ikke et enkelt svar på dette – det finnes ikke et forløsende enkelt-råd som gjør oss alle i stand til å bli bedre på teknologivalg, gjennomføring og anvendelse. Bruk av teknologi henger tett sammen med nye måter å jobbe på – og endring er som kjent vanskelig. Men deling av erfaringer hjelper. Dette er en erkjennelse ikke minst det offentlige har tatt inn over seg. Fra å tidligere være framhevet som nokså dårlige til å gjennomføre IT-prosjekter, viser en analyse fra det norske forskningssenteret Simula at offentlige IT-prosjekter faktisk lykkes like ofte som de i privat sektor, når det gjelder å komme i mål til avtalt tid og til planlagt kost *.

Et virkemiddel staten har tatt i bruk for å støtte virksomheter i deres IT-investeringer, er etableringen av Digitaliseringsrådet. Dette er etablert av Regjeringen for å hjelpe statlige virksomheter i å lykkes med digitaliseringsprosjekter. Rådet skal blant annet bidra til at statlige etater skal lære av hverandres suksesser og feil. Rådet er bredt sammensatt, og består av personer som har lang erfaring med tverrfaglig arbeid for å levere digitaliseringsprosjekter.

For å lykkes med et digitaliseringsprosjekt er det mange forhold som må håndteres. Endringer innen teknologi, kultur og organisasjon skal henge sammen – ingen lett oppgave. Gjennomføringen er derfor slett ikke bare et teknologiprosjekt – men omfatter brukere – ofte i mange deler av bedriften. Digitaliseringsrådet snakker derfor gjerne med topplederne i virksomheten – til slutt er det de som skal måles på om den nye teknologien leverte det brukerne – altså kundene eller de ansatte – trengte, og til den kost en hadde sett for seg.

Selv om Digitaliseringsrådet kun rådgir statlige virksomheter, er funnene etter to års arbeid relevante for mange bedrifter. Rådet sekretariat sammenstiller og oppsummerer årlig råd som er gitt basert på de utfordringene virksomhetene tar opp – og de kan være verd å reflektere over for flere som jobber med digitaliseringsarbeid. Her er fem digitaliseringsråd fra Digitaliseringsrådet:

1. Brukerstyring – ikke teknologistyring
Å ta i bruk rett teknologi for å forbedre og forandre virksomheten er ikke et teknologiprosjekt. Det er de som har virkelig forståelse for driverne i virksomheten som må eie prosjektene, og som må sette målene for hva et vellykket prosjekt skal gi. Det er også brukerne som i forkant må lage – og tro på – en plan for hvordan effektene av ny teknologi skal tas ut – og hvordan. Skal det gi lavere kostnader? I så fall hvordan? Eller er målet å spare tid? I så fall hvor mye, og når? Eller skal det gi mer fornøyde kunder? Hvordan skal dette i så fall måles?

2. Divide and conquer
Unngå gigantomani. Bygg lego. Altså – del opp problemet i mindre deler. Det tar ned risikoen betydelig – og øker sannsynligheten for å treffe med løsningen. IT-prosjekter som klare å leve med at «alt henger sammen med alt» og likevel få til å løse oppgaven i flere mindre prosjekter med kortere leveringstid – minsker risikoen for en gigantblemme. Ha delmål – og MÅL det dere ble enige om i starten at skulle være mål på suksess.

3. Ikke bruk bakspeilet
Det kan nok høres ut som et dårlig råd for en bilfører – og for en bedriftsleder. Og visst skal du ha med deg erfaringer fra tidligere, både egne og andres. Men når det gjelder å bruke teknologi for å forbedre virksomheten – er det viktig å se framover. Ikke automatiser gårsdagens løsning. Se på prosesser og organisasjon på ny – hva er enkleste måte å løse en oppgave hvis du glemmer dagens begrensninger og organisering. Hva er det som skal løses – se oppgaven med friske øyne, fra brukerens ståsted.

4. Teknologi er middelet – ikke målet
Digitalisering medfører i de aller fleste tilfeller betydelig organisasjonsutvikling. Ha det med i planene. Ta tid til kompetanseutvikling. Bygg organisasjonens forståelse for digitalisering – hva betyr det, hva er muligheter, hva er fallgruver. Øk toleransen for feil – IT prosjekter går ikke alltid 100% på skinner fra dag 1. Slett ikke.

5. Lær av andre.
Det høres åpenbart ut. Men dette er kanskje ett av rådene det syndes mest mot. Fordi alle liker jo sin egen lille vri. Men ikke gjør det. Ikke finn opp hjulet på ny. Bruk etablerte standarder, del løsninger, søk råd hos ulike miljøer før du begynner å mekke ting selv. Inviter noen som ikke har en egen agenda til å støtte i vurderingen av kjøpe versus gjøre selv.

Til slutt en refleksjon. IT-prosjekter er sammensatte, dyre, vanskelige og frustrerende. De blir ofte forsinket. Det er likevel en trøst, at en stor undersøkelse av norske IT-prosjekter i både offentlig og privat sektor, viser at prosjektene av prosjekteierne opplever å ha stor grad av vellykkethet. Selv om prosjektet blir forsinket, selv om det ofte blir dyrere enn planlagt – så er det verd blodet, svetten og tårene. Særlig hvis brukerne har vært med på hele reisen.


Toril Nag, konserndirektør i Lyse og medlem av Digitaliseringsrådet.
Dette innlegget sto først på trykk i Rosenkilden-magasinet nummer 4, april 2018.

Publisert av

Toril Nag

Konserndirektør Tele - ansvarlig for fiberutrulling og digitale tjenester i Lysekonsernet. Brenner for gode kundeopplevelser, teknologi, næringsutvikling og verdibasert ledelse.